TJAM 14/12/2021 -Fl. 19 -Caderno 1 - Administrativo -Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas
Disponibilização: terça-feira, 14 de dezembro de 2021
Diário da Justiça Eletrônico - Caderno Administrativo
Manaus, Ano XIV - Edição 3226
19
MATÉRIAS EXTRAORDINÁRIAS
PRESIDÊNCIA
PORTARIAS
PORTARIA n.º 2359, de 06 de dezembro de 2021.
Dispõe sobre a padronização da criação de processos e a adequada classificação documental no Sistema Eletrônico de Informações
e dá outras providências.
O DESEMBARGADOR DOMINGOS JORGE CHALUB PEREIRA, Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas, no
uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO a necessidade do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas estabelecer rotinas administrativas tendentes
à proteção e conservação dos documentos de valor probatório, legal, informativo, cultural e histórico, imprescindíveis, outrossim, ao
resgate e perpetuação da memória institucional perseguidos por este Poder;
CONSIDERANDO a necessidade de se definir critérios para reduzir ao essencial os documentos acumulados nos arquivos do
Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direitos,
das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória institucional;
CONSIDERANDO a necessidade de coordenar as atividades relativas à gestão documental, à guarda e preservação da informação
jurídica, administrativa e histórica dos órgãos e setores da instituição;
CONSIDERANDO o que preceitua o art. 3.º da Lei Federal n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991, onde considera-se a gestão de
documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
de documentos em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para a guarda permanente;
CONSIDERANDO que os arquivos do Poder Judiciário são conjunto de documentos produzidos e recebidos por seus órgãos em
decorrência do exercício de suas atividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos; e
CONSIDERANDO, por fim, a Portaria TJAM n.º 568, de 16 de abril de 2021, que dispõe sobre a adoção de Sistema Eletrônico de Informações
– SEI para tramitação dos processos administrativos, no âmbito do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas e dá outras providências,
CONSIDERANDO o Despacho GABPRES (Id. 0402925), exarado nos autos do Processo Administrativo nº 2021/000019877-00;
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DA PADRONIZAÇÃO DE CLASSIFICAÇÃO E CONCEITOS
Art. 1.° Estabelecer os procedimentos para a padronização da criação de processos e adequada classificação dos documentos
produzidos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.
Art. 2.° O SEI é de uso obrigatório para a criação e tramitação de processos administrativos em meio eletrônico, observadas as
regras de transição em relação aos demais sistemas de Gerenciamento de Processos e Documentos.
Art. 3.º Para fins desta Portaria, consideram-se as seguintes definições:
I - documento arquivístico digital: aquele produzido ou recebido no curso de uma atividade, como instrumento ou resultado de tal
atividade, em suporte digital dotado de organicidade;
II - digitalização: representação em formato digital de fato ou coisa, produzidos em meio analógico;
III - documento digitalizado: representação digital de documento originalmente analógico;
IV - documento digital: documento originalmente produzido em meio digital;
V - documento autêntico: documento que teve sua identidade e integridade mantidas ao longo do tempo;
VI - meio digital: ambiente de armazenamento ou tráfego de informações digitais;
VII - documento interno: documento digital criado originalmente no SEI, no âmbito do TJAM;
VIII - documento externo: documento produzido por Instituição ou indivíduo externo ao TJAM;
IX - documento externo ao SEI: documento produzido fora do SEI, podendo ser documento nato digital ou digitalizado, produzido na
instituição ou por indivíduo externo ao TJAM.
CAPÍTULO II
DA AUTUAÇÃO DOS PROCESSOS NO SEI
Art. 4.º O(s) interessado(s) e a especificação (resumo do assunto) do processo administrativo deverão ser preenchidos no momento da autuação.
Art. 5.º O usuário deverá selecionar, no momento da geração do processo, o tipo de processo cadastrado no SEI, correspondente
ao assunto objeto da demanda.
Art. 6.º Os processos administrativos eletrônicos serão preservados de acordo com os prazos estabelecidos na Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos do TJAM.
Art. 7.º Os tipos de processos no SEI possuem Código de Classificação Arquivística automaticamente vinculados, definidos segundo
a legislação pertinente, não devendo ser alterados pelos usuários.
Publicação Oficial do Tribunal de Justiça do Estado do Amazonas - Lei Federal nº 11.419/06, art. 4º